CAPITULO 7: Práctica de las relaciones públicas

En este capitulo sabremos como se organiza el uso practico de los instrumentos de la comunicación.

Cómo se organiza una conferencia de prensa

Primero tiene que haber una previa organización, luego tiene que comprobarse el recorrido del mensaje, para que este sea recogido después por el periodista, quien lo transmitirá a su redacción y a la vez lo distribuye a su público.

El lugar

se iniciará la tarea de elegir el salón adecuado. Si la Institución no posee un salón cómodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de eventos; se estila alquilar el salón de un hotel de jerarquía.

Lo ideal sería que la organización contará con una “Sala de Prensa” dentro del edificio. Esto permite el contacto cotidiano con los medios de comunicación y a través de ellos proyectar una imagen institucional prolija y planificada.

El aperitivo

Uno de los detalles más importantes de las conferencias es la organización de un servicio de lunch. La dinámica de trabajo de los profesionales de los medios es compleja. Si incorporamos un lunch, no sólo incrementamos la posibilidad de asistencia sino también demuestra es un gesto de respeto y comprensión que será valorado por los periodistas.

El lunch debe preverse, en preferencia, en horas que no coincidan con las de mayor trabajo en los medios de comunicación Una alternativa, si el tiempo apremia, es servir bebidas a los asistentes antes de iniciarse la conferencia y durante la misma en mesas previstas al alcance de los asistentes. Así, se habrá demostrado la cortesía de la Institución sin demorarlos innecesariamente.

Listado de periodistas

Tiene que quedar claro que la persona que se ocupe del área de rrpp, ha de tener siempre a mano un listado actualizado de personas del medio de prensa nacional y local , a la vez se tiene que especificar el sector en el que el periodista trabaja.


Las invitaciones

Tiene que contener:

a) la razón social de quien invita
b) el lugar, la fecha y la hora del encuentro
c) el motivo de la conferencia de prensa
d) el nombre de los eventuales relatores

Y tiene que ser firmado por el presidente de la sociedad o por las del administrador delegado.

Carpeta informativa

Deberá contener texto del mensajes, datos que se juzguen útiles para que los periodistas puedan redactar mucho mejor su informe. La carpeta de prensa debería contener:

a) Breve descripción de la identidad con los nombres del presidente y de las personas que tomarán la palabra.
b) Un cuadro general de referencias. Proceso de las actividades de los años anteriores.
c) Iniciativas significativas que ha promovido la entidad.


Los regalos

Durante mucho tiempo la costumbre ha sido regalar bolígrafos y carteras porta documentos de todo tipo. Cualquier periodista posee colecciones de estos tipos de regalo, banales y repetitivos.

El tema de la conferencia de prensa debería ser la inspiración para elegir el regalo adecuado. El departamento de rrpp debería tener el buen gusto y la fantasía suficiente para cada ocasión.

Lo importante es que el objeto de regalo sea de buen gusto, no difícil de transportar y que se presenten envuelto y empaquetado de forma elegante.

La comunicación

Durante el encuentro, no solo el mensaje que queremos transmitir es con toda seguridad de comunicación. Todo lo que decimos debe estar previamente bien pensado y ponderado, ya que los periodistas no solo escriben lo que nosotros decimos, sino que escuchan, perciben y ven.