Organización de las Relaciones Públicas

Análisis: el análisis de situación viene a ser el punto de partida para cualquier intervención de las relaciones públicas, a la vez permitirá tomar conciencia de cómo la organización es vista ante su público tanto interno como externo.

Los métodos que se utilizan para saber qué es lo que piensan los públicos de nosotros son diversos y dependen de las circunstancias. Entre los más comunes:

En la parte interna de la organización:
Dialogo con los empleados o trabajadores (o socios) de la organización mediante:

1) encuesta que ellos tiene que rellenar y que se recolectan para su estudio.
2) Entrevistas telefónicas
3) Entrevistas personales
4) Entrevistas directos
5) Invitación libre y de forma anónima opiniones , sugerencias y críticas de la empresa

En la parte externa de la organización

1) relación con los medios de comunicación
2) investigaciones por muestreo de las opiniones del público(qué piensa y por qué lo piensa )
3) atención a las votaciones políticas
4) atención a los movimientos de opinión
5) relación de los inspectores o jefes de sección

Objetivos: es lo que se quiere alcanzar, es una meta impuesta en la misma organización.
Los objetivos ha de nacer necesariamente del dialogo entre los responsables de las rrpp y la máxima dirección de la organización basándose siempre en el análisis de la situación real.

La organización debe de plantearse del modo de trabajar, de la forma de tratar a sus empleados, de su verdadera solidez económica y del nivel de calidad de sus productos, es fundamental como el conocimiento de su entorno.

Las estrategias: una vez que se ha trazado los objetivos se tiene que determinar a dónde se quiere llegar y por qué. En pocas palabras se trata de decidir la forma de comunicación y los medios que se han de utilizar.

Al momento de realizar las estrategias se pueden escoger uno o más medios de comunicación y buscar caminos nuevos y modos originales para comunicar.

Las estrategias: una comunicación eficaz

Primer esquema: intervalo de variación de la cantidad de información
Determina el número de mensajes enviados por unidad de tiempo

Segundo esquema: intervalo de variación de la difusión de las comunicaciones
Son las personas a las que se les envía el mensaje

Tercer esquema: intervalo de variación de la penetración de la comunicación
Personas que han visto el mensaje.

Cuarto esquema: intervalo de variación de la eficacia de la comunicación
Personas que han entendido el mensaje en el sentido pretendido y lo recuerdan.

Instrumentos
Hay diversos instrumentos a disposición de las relaciones públicas para realizar las comunicaciones y, además de los tradicionales que citare a continuación:

v Hacia el exterior

Conferencia de prensa: invita a periodistas a un encuentro durante el cual se expone el mensaje que quiere transmitir.
El éxito de una conferencia de prensa radica en el grado de calidad en que se encuentren las relaciones de la organización y los medios informativos.

Comunicado de prensa: se envía una comunicación con las noticias que puedan interesar. También se trata de un uso gratuito en de los medios de comunicación tradicionales y por ello tiene valides. El uso de comunicado de prensa presupone que es de menor importancia y no tan importante para justificar convocatoria de periodistas.

Patrocinar: emplear dinero para unir el propio nombre de la sociedad deportiva , a la construcción de una residencia infantil ,a la restauración de un monumento o edificio histórico .patrocinar sirve para crear , reforzar o corregir una imagen de la organización , se hace indispensable una cuidadosa elección del sector o acontecimiento que se pretende patrocinar .

Congresos: se puede promover con fines de crear, mantener o mejorar la imagen, pero más frecuentemente con fines comerciales o de intervención en sectores de interés.
Publicar en periódico: algunas organizaciones desean mantener de una u otra manera un canal abierto cosntantemente, se deciden a publicar su propio periódico en el que concentran todas las noticias que quieren enviar tanto al exterior como hacia el interior de la empresa.
Prospectos: son informaciones por cualquier motivo, se quieren transmitir y se recogen en un folleto que se envía a un público determinado.

v Hacia el interior
Las comunicaciones intentan mejorar las relaciones entre los componentes de diversas categorías en el interir de la organización. Veamos los medios tradicionales:

Los boletines internos: son realizadas para el publico interno. Contiene informaciones para los empleados, los accionistas, los vendedores, los distribuidores, etc.

El folleto de acogida: tiene la finalidad de dar a la persona que es contratada, o al nuevo socio, una visión completa de la organización en la que ha entrado o formar parte.

Comunicaciones en sobre: contiene bienvenidas, remuneraciones, puede contener circulares fotocopiadas o folletos impresos con las noticias que se quieren difundir entre empleado y socio.
Los avisos en el tablón de anuncios: muy poca gente lo lee lo que en él se expone

La convención: es usado por las organizaciones comerciales que anualmente se reúnen a sus delegados de ventas en localidades que, generalmente, son de interés paisajístico o cultural. Tales reuniones van acompañadas de cenas, fiestas y asistencia a espectáculos.