En este capitulo sabremos como se organiza el uso practico de los instrumentos de la comunicación.
Cómo se organiza una conferencia de prensa
Primero tiene que haber una previa organización, luego tiene que comprobarse el recorrido del mensaje, para que este sea recogido después por el periodista, quien lo transmitirá a su redacción y a la vez lo distribuye a su público.
El lugar
se iniciará la tarea de elegir el salón adecuado. Si la Institución no posee un salón cómodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de eventos; se estila alquilar el salón de un hotel de jerarquía.
Lo ideal sería que la organización contará con una “Sala de Prensa” dentro del edificio. Esto permite el contacto cotidiano con los medios de comunicación y a través de ellos proyectar una imagen institucional prolija y planificada.
El aperitivo
Uno de los detalles más importantes de las conferencias es la organización de un servicio de lunch. La dinámica de trabajo de los profesionales de los medios es compleja. Si incorporamos un lunch, no sólo incrementamos la posibilidad de asistencia sino también demuestra es un gesto de respeto y comprensión que será valorado por los periodistas.
El lunch debe preverse, en preferencia, en horas que no coincidan con las de mayor trabajo en los medios de comunicación Una alternativa, si el tiempo apremia, es servir bebidas a los asistentes antes de iniciarse la conferencia y durante la misma en mesas previstas al alcance de los asistentes. Así, se habrá demostrado la cortesía de la Institución sin demorarlos innecesariamente.
Listado de periodistas
Tiene que quedar claro que la persona que se ocupe del área de rrpp, ha de tener siempre a mano un listado actualizado de personas del medio de prensa nacional y local , a la vez se tiene que especificar el sector en el que el periodista trabaja.
Las invitaciones
Tiene que contener:
a) la razón social de quien invita
b) el lugar, la fecha y la hora del encuentro
c) el motivo de la conferencia de prensa
d) el nombre de los eventuales relatores
Y tiene que ser firmado por el presidente de la sociedad o por las del administrador delegado.
Carpeta informativa
Deberá contener texto del mensajes, datos que se juzguen útiles para que los periodistas puedan redactar mucho mejor su informe. La carpeta de prensa debería contener:
a) Breve descripción de la identidad con los nombres del presidente y de las personas que tomarán la palabra.
b) Un cuadro general de referencias. Proceso de las actividades de los años anteriores.
c) Iniciativas significativas que ha promovido la entidad.
Los regalos
Durante mucho tiempo la costumbre ha sido regalar bolígrafos y carteras porta documentos de todo tipo. Cualquier periodista posee colecciones de estos tipos de regalo, banales y repetitivos.
El tema de la conferencia de prensa debería ser la inspiración para elegir el regalo adecuado. El departamento de rrpp debería tener el buen gusto y la fantasía suficiente para cada ocasión.
Lo importante es que el objeto de regalo sea de buen gusto, no difícil de transportar y que se presenten envuelto y empaquetado de forma elegante.
La comunicación
Durante el encuentro, no solo el mensaje que queremos transmitir es con toda seguridad de comunicación. Todo lo que decimos debe estar previamente bien pensado y ponderado, ya que los periodistas no solo escriben lo que nosotros decimos, sino que escuchan, perciben y ven.
viernes, 23 de octubre de 2009
martes, 20 de octubre de 2009
Organización de las Relaciones Públicas
Análisis: el análisis de situación viene a ser el punto de partida para cualquier intervención de las relaciones públicas, a la vez permitirá tomar conciencia de cómo la organización es vista ante su público tanto interno como externo.
Los métodos que se utilizan para saber qué es lo que piensan los públicos de nosotros son diversos y dependen de las circunstancias. Entre los más comunes:
En la parte interna de la organización:
Dialogo con los empleados o trabajadores (o socios) de la organización mediante:
1) encuesta que ellos tiene que rellenar y que se recolectan para su estudio.
2) Entrevistas telefónicas
3) Entrevistas personales
4) Entrevistas directos
5) Invitación libre y de forma anónima opiniones , sugerencias y críticas de la empresa
En la parte externa de la organización
1) relación con los medios de comunicación
2) investigaciones por muestreo de las opiniones del público(qué piensa y por qué lo piensa )
3) atención a las votaciones políticas
4) atención a los movimientos de opinión
5) relación de los inspectores o jefes de sección
Objetivos: es lo que se quiere alcanzar, es una meta impuesta en la misma organización.
Los objetivos ha de nacer necesariamente del dialogo entre los responsables de las rrpp y la máxima dirección de la organización basándose siempre en el análisis de la situación real.
La organización debe de plantearse del modo de trabajar, de la forma de tratar a sus empleados, de su verdadera solidez económica y del nivel de calidad de sus productos, es fundamental como el conocimiento de su entorno.
Las estrategias: una vez que se ha trazado los objetivos se tiene que determinar a dónde se quiere llegar y por qué. En pocas palabras se trata de decidir la forma de comunicación y los medios que se han de utilizar.
Al momento de realizar las estrategias se pueden escoger uno o más medios de comunicación y buscar caminos nuevos y modos originales para comunicar.
Las estrategias: una comunicación eficaz
Primer esquema: intervalo de variación de la cantidad de información
Determina el número de mensajes enviados por unidad de tiempo
Segundo esquema: intervalo de variación de la difusión de las comunicaciones
Son las personas a las que se les envía el mensaje
Tercer esquema: intervalo de variación de la penetración de la comunicación
Personas que han visto el mensaje.
Cuarto esquema: intervalo de variación de la eficacia de la comunicación
Personas que han entendido el mensaje en el sentido pretendido y lo recuerdan.
Instrumentos
Hay diversos instrumentos a disposición de las relaciones públicas para realizar las comunicaciones y, además de los tradicionales que citare a continuación:
v Hacia el exterior
Conferencia de prensa: invita a periodistas a un encuentro durante el cual se expone el mensaje que quiere transmitir.
El éxito de una conferencia de prensa radica en el grado de calidad en que se encuentren las relaciones de la organización y los medios informativos.
Comunicado de prensa: se envía una comunicación con las noticias que puedan interesar. También se trata de un uso gratuito en de los medios de comunicación tradicionales y por ello tiene valides. El uso de comunicado de prensa presupone que es de menor importancia y no tan importante para justificar convocatoria de periodistas.
Patrocinar: emplear dinero para unir el propio nombre de la sociedad deportiva , a la construcción de una residencia infantil ,a la restauración de un monumento o edificio histórico .patrocinar sirve para crear , reforzar o corregir una imagen de la organización , se hace indispensable una cuidadosa elección del sector o acontecimiento que se pretende patrocinar .
Congresos: se puede promover con fines de crear, mantener o mejorar la imagen, pero más frecuentemente con fines comerciales o de intervención en sectores de interés.
Publicar en periódico: algunas organizaciones desean mantener de una u otra manera un canal abierto cosntantemente, se deciden a publicar su propio periódico en el que concentran todas las noticias que quieren enviar tanto al exterior como hacia el interior de la empresa.
Prospectos: son informaciones por cualquier motivo, se quieren transmitir y se recogen en un folleto que se envía a un público determinado.
v Hacia el interior
Las comunicaciones intentan mejorar las relaciones entre los componentes de diversas categorías en el interir de la organización. Veamos los medios tradicionales:
Los boletines internos: son realizadas para el publico interno. Contiene informaciones para los empleados, los accionistas, los vendedores, los distribuidores, etc.
El folleto de acogida: tiene la finalidad de dar a la persona que es contratada, o al nuevo socio, una visión completa de la organización en la que ha entrado o formar parte.
Comunicaciones en sobre: contiene bienvenidas, remuneraciones, puede contener circulares fotocopiadas o folletos impresos con las noticias que se quieren difundir entre empleado y socio.
Los avisos en el tablón de anuncios: muy poca gente lo lee lo que en él se expone
La convención: es usado por las organizaciones comerciales que anualmente se reúnen a sus delegados de ventas en localidades que, generalmente, son de interés paisajístico o cultural. Tales reuniones van acompañadas de cenas, fiestas y asistencia a espectáculos.
Los métodos que se utilizan para saber qué es lo que piensan los públicos de nosotros son diversos y dependen de las circunstancias. Entre los más comunes:
En la parte interna de la organización:
Dialogo con los empleados o trabajadores (o socios) de la organización mediante:
1) encuesta que ellos tiene que rellenar y que se recolectan para su estudio.
2) Entrevistas telefónicas
3) Entrevistas personales
4) Entrevistas directos
5) Invitación libre y de forma anónima opiniones , sugerencias y críticas de la empresa
En la parte externa de la organización
1) relación con los medios de comunicación
2) investigaciones por muestreo de las opiniones del público(qué piensa y por qué lo piensa )
3) atención a las votaciones políticas
4) atención a los movimientos de opinión
5) relación de los inspectores o jefes de sección
Objetivos: es lo que se quiere alcanzar, es una meta impuesta en la misma organización.
Los objetivos ha de nacer necesariamente del dialogo entre los responsables de las rrpp y la máxima dirección de la organización basándose siempre en el análisis de la situación real.
La organización debe de plantearse del modo de trabajar, de la forma de tratar a sus empleados, de su verdadera solidez económica y del nivel de calidad de sus productos, es fundamental como el conocimiento de su entorno.
Las estrategias: una vez que se ha trazado los objetivos se tiene que determinar a dónde se quiere llegar y por qué. En pocas palabras se trata de decidir la forma de comunicación y los medios que se han de utilizar.
Al momento de realizar las estrategias se pueden escoger uno o más medios de comunicación y buscar caminos nuevos y modos originales para comunicar.
Las estrategias: una comunicación eficaz
Primer esquema: intervalo de variación de la cantidad de información
Determina el número de mensajes enviados por unidad de tiempo
Segundo esquema: intervalo de variación de la difusión de las comunicaciones
Son las personas a las que se les envía el mensaje
Tercer esquema: intervalo de variación de la penetración de la comunicación
Personas que han visto el mensaje.
Cuarto esquema: intervalo de variación de la eficacia de la comunicación
Personas que han entendido el mensaje en el sentido pretendido y lo recuerdan.
Instrumentos
Hay diversos instrumentos a disposición de las relaciones públicas para realizar las comunicaciones y, además de los tradicionales que citare a continuación:
v Hacia el exterior
Conferencia de prensa: invita a periodistas a un encuentro durante el cual se expone el mensaje que quiere transmitir.
El éxito de una conferencia de prensa radica en el grado de calidad en que se encuentren las relaciones de la organización y los medios informativos.
Comunicado de prensa: se envía una comunicación con las noticias que puedan interesar. También se trata de un uso gratuito en de los medios de comunicación tradicionales y por ello tiene valides. El uso de comunicado de prensa presupone que es de menor importancia y no tan importante para justificar convocatoria de periodistas.
Patrocinar: emplear dinero para unir el propio nombre de la sociedad deportiva , a la construcción de una residencia infantil ,a la restauración de un monumento o edificio histórico .patrocinar sirve para crear , reforzar o corregir una imagen de la organización , se hace indispensable una cuidadosa elección del sector o acontecimiento que se pretende patrocinar .
Congresos: se puede promover con fines de crear, mantener o mejorar la imagen, pero más frecuentemente con fines comerciales o de intervención en sectores de interés.
Publicar en periódico: algunas organizaciones desean mantener de una u otra manera un canal abierto cosntantemente, se deciden a publicar su propio periódico en el que concentran todas las noticias que quieren enviar tanto al exterior como hacia el interior de la empresa.
Prospectos: son informaciones por cualquier motivo, se quieren transmitir y se recogen en un folleto que se envía a un público determinado.
v Hacia el interior
Las comunicaciones intentan mejorar las relaciones entre los componentes de diversas categorías en el interir de la organización. Veamos los medios tradicionales:
Los boletines internos: son realizadas para el publico interno. Contiene informaciones para los empleados, los accionistas, los vendedores, los distribuidores, etc.
El folleto de acogida: tiene la finalidad de dar a la persona que es contratada, o al nuevo socio, una visión completa de la organización en la que ha entrado o formar parte.
Comunicaciones en sobre: contiene bienvenidas, remuneraciones, puede contener circulares fotocopiadas o folletos impresos con las noticias que se quieren difundir entre empleado y socio.
Los avisos en el tablón de anuncios: muy poca gente lo lee lo que en él se expone
La convención: es usado por las organizaciones comerciales que anualmente se reúnen a sus delegados de ventas en localidades que, generalmente, son de interés paisajístico o cultural. Tales reuniones van acompañadas de cenas, fiestas y asistencia a espectáculos.
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